English / Hebrew
Production For Everyone
שלום חברות וחברים יקרים! היום אני הולכת לדבר על מקצוע שאני מאמינה שכולנו צריכים ללמוד, נושא שיש לי המון תשוקה אליו ומאמינה באהבה ענקית בחשיבותו ובכלים שהמקצוע יעניק לכל אדם ואדם. אז רגע לפני שאני חולקת כלים חשבים לחיים ובכלל מסבירה מה לעזזל עושה מפיקה אני רוצה לספר לכם על הניסיון שלי עם עולם ההפקה ועם הכלים של מפיקה. מאז שאני זוכרת את עצמי אני בן אדם של רשימות, מאז ומתמיד הייתי מנסה להעזר ברשימות ככלי לסדר מה אני צריכה לעשות ואיך אני עושה את זה. מפרקת משימות או מטרות לתת משימות, בזמן שאני מנסה להגדיר את המטרה באופן חד וברור, לא תמיד זה היה דבר פשוט לעשות, ולפעמים מטרות היו מאוד כלליות כמו “להצליח בלימודים” או “להיות שמחה” ודרשו צלילה לתוך מושגים יותר מורכבים כמו מה היא הצלחה בלימודים לדעתי או מה עושה אותי שמחה והבנה ששמחה זו לא מטרה חד פעמית שניתן לסמן עליה ווי אלא משהו שצרי לתחזק, בדומה למטרות “להיות בריאה” או “בכושר”. בבית ספר תיכון נעשתי מומחית לפיצוח לוזים מורכבים וניהול משימות כשאיזנתי בריאות, לימודים, חברים, מבחנים, כתיבה לבלוג, שיעורים פרטיים וכו’… אבל עוד לא למדתי לאזן את החרדה ולמרות שהיו לי חיי חברה מעולים וציונים טובים, מאוד התקשתי עם שליטה, חרדה, ובריאות הנפש. בהמשך רכשתי עוד כלים כשהתחלתי לילמודים אקדמאים ושוב הייתי צריכה לצלוח בניהול זמן תחת לחץ, להגיע לכל השיעורים, לכתוב עבודות אקדמאיות, להיות חלק מהפקת תיאטרון, לצלוח מבחנים וכמובן עבודות של בניית מאקט, רישום, סקיצות וכו’… אפשר לומר שבאותה תקופה היה קשה לאזן חיים חברתיים אבל זה לא מנע ממני לנסות, והיום אני מסתכלת על התקופה ההיא כאחת היפות בחיי. בהמשך עבדתי בהפקות תיאטרון, סרטים, קליפים, פרסומות, אירועים ותערוכות, עבדתי בתור מפיקה ומעצבת בארץ ובחו”ל ולמדתי המון!!! היום אני לומדת הפקה לתאטרון ואני מלאה גאווה ואסירת תודה על כל הכלים שרכשתי ועל כל הזדמנות שהייתה לי ללמוד ושתהיה לי בעתיד. גם הבלוג הזה דורש הרבה הפקה: תכנון ימי צילום, עריכה, כתיבה, גיוס אנשים כישרוניים, וזמן למידה של כלים חדשים כמו עריכה, WordPress ועוד… כל זה דורש תכנון.
מה עושה מפיקה?
תפקידה של מפיקה משתנה ממקום למקום ומפרויקט לפרויקט אבל, באופן כללי תפקידה של מפיקה הוא להתניעה פרויקטים. התפקיד כולל הנעת תהליכים, יצירת קשר וגיוס כל הגורמים, אנשי צוות רלוונטיים, ציוד, מומחים מתחומים שונים, ולדאוג שהצרכים של כולם בטיפול. מפיקה היא סוג של עין שמפקחת על כל התהליך מלמעלה, ומנהלת לוח זמנים, משברים, טעויות, בזמן אמת או בזמן תהליך, היא מנהלת תקציב ואת הכסף, ומוודא שכולם מקבלים את הכסף שמגיע להם בזמן וכל זה תוך שמירה על אווירה טובה ומכבדת. אם העבודה הזו נשמעת כללית ורחבה או אולי מוכרת מחייכם האישיים אז אתם צודקים. אני מאמינה שכולנו מפיקים של החיים שלנו, כולנו מנהלים חיים מורכבים שכוללים חברויות, תחביבים, משפחה, בריאות, כסף, לימודים, מערכות יחסים עם בעלי מקצוע שונים ואולי גם זוגיות. ההבדל בין אדם לאדם הוא מורכבות התכנון קדימה, כמות המעורבות ולקיחת האחריות בניהול החיים שלנו ועל תהליכים שונים וניהול משברים. חלקינו יותר זורמים עם מה שהחיים נותנים לנו, וחלקינו יותר מעורבים ולוקחים אחריות על הבחירות שלנו, ואני מאמינה שיש מקום לזה ולזה כשאנחנו מפיקים את החיים שלנו.
1- הגדרת משימות באופן בהיר וברור יחד עם סיבה, (למה אני עושה את זה?).
לפעמים אנחנו מציבים לנו מטרות בלי קשר לסגנון החיים שלנו או לרצונות שלנו רק בגלל שאלו מטרות שחברתית מקובל לרצות או שמישהו חיצוני אומר לנו שזה חשוב. לפעמים אנחנו מציבים לנו מטרות מאוד כלליות שתמיד נתקשה לבצע משום שאין לנו מושג איך מקדמים “להיות יותר בריא” או מודדים “שמחה” , או “חרדה”. לכן אני ממליצה לכתוב מטרות בהירת שניתן למדוד, אם אנחנו רוצים לראות שיפור במצב רוח עלינו לבחור לעקוב אחר מצב הרוח שלנו לאורך היום ולשים לב לאיך שאנחנו מרגישים בסיטואציות שונות ובהתאם לפרמטרים שונים (מזג אוויר, אוכל, חברה, פעילות גופנית וכו’..) אם אנחנו רוצים לשפר את מצבינו הבריאותי עלינו להבין למה? האם אנחנו חשים עייפות, מצבי רוח רעים, מרגישים חולשה, או חולי? אם אנחנו רוצים ללמוד יוגה אנחנו צריכים להבין למה? (אנחנו מעוניינים להיות גמישים יותר, חזקים יותר, ורגועים יותר) יכול להיות שאת המטרות האלה תוכלו להשיג בעוד דרכים ולא חייבים להתעקש על יוגה, אם אתם מינים שיוגה זה לא בשבילכם. אולי אתם רוצים להרגיש יפים יותר, אולי הדרך להשיג את זה זה דרך ריענון המלתחה, אולי דרך ספורט, אולי דרך עבודה על שיפור ביטחון עצמי. כנ”ל אם את רוצים להרגיש חכמים יותר, יכול היות שאתם צריכים להבין מה מעניין אתכם ללמוד, למה אתם לא מרגישים “חכמים מספיק” האם אתם חשים שבשיחה פוליטית אתם לא יודעים מה לתרום או פשוט לא מספיק עם ביטחון להשתתף. הבנה עמקה של המטרות שלכם, ושל ה”למה אתם מציבים את המטרות הללו” תעזור לכם מאוד במהלך ניהול שותף שלהן ושל החיים.
2- להעניק למשימות ומטרות דד-ליינים ברורים.
אחרי שהבנו מה הן המטרות שלנו ובאופן כללי אילו משימות יש לנו ביום יום צריך לפרק אותן ל- 2 קטגוריות.
משימות שותפות והרגלים, ומשימות חד פעמיות ולהעניק להן דד-ליינים אם ניתן. מטרת הדד לין היא א’ לעזור לנו לנהל את המשימות כך לדוגמא אם יש טופס שצריך להגיש עד תאריך מסוים נדע שעלינו לשים לנו זמן ביומן לסיים למלא אותו לפני הדד-ליין. דד-ליין יכול להיות גם זמן שבוא אנחנו עוצרים ומסתכלים על איך המשימה הלכה לנו עד עכשיו, מעין תחנת עצירה להתבונן ולהקשיב למה שלמדנו עד כה, מה עבד ומה כדאי לשנות.
3- לפרק משימות לתת משימות.
אחד החלקים הכי חשובים בניהול משימות הוא פירוק משימות גדולות לתת משימות, זה חשוב במיוחד במשימות מורכבות וגדולות, אבל לא בהכרח. אתן דוגמא פשוטה: אני רוצה לאפות עוגה לסוף השבוע. מכאן אני יכולה להוציא את המשימות הבאות: א’- חיפוש מתכון וקבלת החלטה איזו עוגה, הבנה של הזמן שלוקח לאפות את העוגה וזמן להכנת הבצק, תפיחה וכו’… ב’- בדיקה יסודית מה מהמצרכים יש בבית (אם אנחנו מאוד עסוקים או מוסחים בקלות כדאי לקבוע זמנים ברורים ולשים תזכורת למתי עושים כל שלב). ג’- לקנות את המצרכים שאין בבית. ד’- לבדוק שאני יודעת להפעיל את התנור או את מכשירי החשמל השונים לאפייה ואם אני לא לוודא שיש לי אקסטרה זמן להתמודד עם המכשירים השונים וללמוד או שיש מישהו שיוכל לעזור לי. אחרי שיש את המצרכים, המתכון, הבנה איך לתפעל את הכל וכמובן מידע על הזמן שזה יקח אני יכולה להתחיל במלאכה בידיעה שאני מוכנה (עד כמה שאני יכולה להיות) להצלחה.
4- ניהול משימות שותפות ומשימות חד פעמיות.
5- לדאוג לעצמכם וליעילות העבודה.
לכולנו יש זמן מוגבל של יכולת ריכוז, דרייב, ואנרגיות, זו הסיבה שחשוב מאוד לקבוע גם זמן לדברים שמזינים אותנו. אז אמרתי כבר שיש צורך לקבוע זמן למשימות השותפות, להרגלים, ולזמן הסתכלות על איך אנחנו, ההשפעה של מה שקבענו וניסיון להתייעל. הדבר נכון גם לגבי דברים שמזינים אותנו, מנוחה או זמן שבוא אני אהיה ספונטנית. עכשיו שיש לנו את כל המשימות ביומן יהיה קל יותר לקבוע זמן איכות עצמינו, זמן למנוחה או להפסקת צפייה בסדרה, אמבט או לישון עד מאוחר. אני מליצה גם לעקוב אחרי השפעה של הפוגה (כל צורה של הפוגה שעובדת עבורכם : ספורט, שינה, יציאה, סדרת טלוויזיה, תליית כביסה) על יכולת הריכוז, מצב הרוח. כשאתם נמצאים בזמן הפוגה אני ממליצה לכם לקיים רגע של הסתכלות על האקט של הפוגה ואיך הוא מרגיש, ואם נעים לשים לב לכך שנעים אני משתדלת לומר לעצמי בלב “איזה כיף קצת לפנק את עצמי”, “אני נהנת לשכוח את עצמי ולהתרכז בסדרת טלוויזיה”, “הרוח שנושבת לי על הפנים בזמן תליית הכביסה נעימה ומלטפת, והריח של כביסה נקייה ממלא אותי במוטיבציה ושמחה”.
6- לכתוב ולקבע פגישה ביומן.
7- להיות מומחה בפריורטיזינג (לדעת את סדרי העדיפויות) .
8- כיוון מסלול מחדש – ניהול משברים.
לא כל מה שתכננו תמיד יוצא לפועל כמו שקיווינו, לפעמים בגלל ניהול לא מספיק מסודר שלנו ולפעמים בגלל שאנחנו לא הגורם היחיד במשוואה, מזג אוויר, מצב פוליטי, אנשים נוספים בפרויקט, חגים או מגבלות פיזיות עשויות להגביל אותנו ולהכריח אותנו לחשב מסלול מחדש. לפעמים זה אומר להתפשר או להתגמש, להיזכר במטרה שהגדרנו ולמצוא דרך אחרת להגיע לתוצאה שרצינו, לפעמים זה אומר לוותר או לקחת פסק זמן, ולהבין שלא סוף העולם ושאין מה לעשות. בכל מקרה שלא יהיה אני חושבת שדברים שחשוב לזכור כשמנהלים משבר הם: 1- להיות אדיב לאלו שאיתי על הפרויקט או מנסים לעזור, זה לא תמיד פשוט במצבי לחץ אבל התמודדות במצבי לחץ ומשבר חשוב במידה שווה לתוצאה הסופית וליכולת ההנהגה, האצלת הסמכויות וחיפוש פתרון באווירה טובה זה דבר חשוב לא פחות מהמטרה עצמה. 2- כבני אדם לפעמים כשאנחנו מנסים לבצע משימה אנחנו נכנסים למצב של “ראיית מנהרה” מתרכזים במטרה ושוכחים את הסיבה שאנחנו מנסים להגשים אותה. על מנת למצוא פתרונות יצירתיים ולפתור את הבעיה חשוב לחזור ולהביט במטרה שהגדרנו וה”למה?” אחרת אנחנו עשויים לפתור את הבעיה הלא נכונה ולהגיע לתוצאה שאנחנו בכלל לא מבינים למה התעקשנו עליה.