English / Hebrew
הפקה לכולם!
שלום חברות וחברים יקרים! היום אני הולכת לדבר על מקצוע שאני מאמינה שכולנו צריכים ללמוד, נושא שיש לי המון תשוקה אליו ואני מאמינה באהבה ענקית בחשיבותו ובכלים שהמקצוע יעניק לכל אדם ואדם. אז רגע לפני שאני חולקת כלים חשובים לחיים ובכלל מסבירה מה לעזאזל עושה מפיקה אני רוצה לספר לכם על הניסיון שלי עם עולם ההפקה ועם הכלים של מפיקה. מאז שאני זוכרת את עצמי אני בן אדם של רשימות. מאז ומתמיד הייתי מנסה להעזר ברשימות ככלי לסדר מה אני צריכה לעשות ואיך אני עושה את זה. מפרקת משימות או מטרות לתת משימות, בזמן שאני מנסה להגדיר את המטרה באופן חד וברור. לא תמיד זה היה דבר פשוט לעשות, ולפעמים מטרות היו מאוד כלליות כמו "להצליח בלימודים" או "להיות שמחה" ודרשו צלילה לתוך מושגים יותר מורכבים כמו מה היא הצלחה בלימודים לדעתי או מה עושה אותי שמחה והבנה ששמחה זו לא מטרה חד פעמית שניתן לסמן עליה ווי, אלא משהו שצריך לתחזק, בדומה למטרות "להיות בריאה" או "בכושר". בבית ספר תיכון נעשתי מומחית לפיצוח לוחות זמנים מורכבים וניהול משימות כשאיזנתי בריאות, לימודים, חברים, מבחנים, כתיבה לבלוג, שיעורים פרטיים וכו'… אבל עוד לא למדתי לאזן את החרדה ולמרות שהיו לי חיי חברה מעולים וציונים טובים, מאוד התקשתי עם שליטה, חרדה, ובריאות הנפש. בהמשך רכשתי עוד כלים כשהתחלתי לימודים אקדמאים ושוב הייתי צריכה לנהל זמן תחת לחץ, להגיע לכל השיעורים, לכתוב עבודות אקדמאיות, להיות חלק מהפקות תיאטרון, לצלוח מבחנים וכמובן עבודות של בניית מאקט, רישום, סקיצות וכו'. אפשר לומר שבאותה תקופה היה קשה לאזן חיים חברתיים אבל זה לא מנע ממני לנסות, והיום אני מסתכלת על התקופה ההיא כאחת היפות בחיי. בהמשך עבדתי בהפקות תיאטרון, סרטים, קליפים, פרסומות, אירועים ותערוכות, עבדתי בתור מפיקה ומעצבת בארץ ובחו"ל ולמדתי המון!!! היום אני לומדת הפקה לתאטרון ואני מלאה גאווה ואסירת תודה על כל הכלים שרכשתי ועל כל הזדמנות שהייתה לי ללמוד ושתהיה לי בעתיד. גם הבלוג הזה דורש הרבה הפקה: תכנון ימי צילום, עריכה, כתיבה, גיוס אנשים כישרוניים, וזמן למידה של כלים חדשים כמו עריכה, WordPress ועוד. כל זה דורש תכנון.
מה עושה מפיקה?
תפקידה של מפיקה משתנה ממקום למקום ומפרויקט לפרויקט אבל, באופן כללי תפקידה של מפיקה הוא להתניעה ולהוביל פרויקטים. התפקיד כולל הנעת תהליכים, יצירת קשר וגיוס כל הגורמים, אנשי צוות רלוונטיים, ציוד, מומחים מתחומים שונים, ולדאוג שהצרכים של כולם בטיפול. מפיקה היא סוג של עין שמפקחת על כל התהליך מלמעלה, מנהלת לוח זמנים, משברים, טעויות, בזמן אמת או בזמן תהליך, היא מנהלת תקציב ומוודא שכולם מקבלים את הכסף שמגיע להם בזמן וכל זה תוך שמירה על אווירה טובה ומכבדת. אם העבודה הזו נשמעת כללית ורחבה או אולי מוכרת מחייכם האישיים אז אתם צודקים. אני מאמינה שכולנו מפיקים של החיים שלנו, כולנו מנהלים חיים מורכבים שכוללים חברויות, תחביבים, משפחה, בריאות, כסף, לימודים, מערכות יחסים עם בעלי מקצוע שונים ואולי גם זוגיות. ההבדל בין אדם לאדם הוא מורכבות התכנון קדימה, כמות המעורבות ולקיחת האחריות בניהול החיים שלנו ועל תהליכים שונים וניהול משברים. חלקינו יותר זורמים עם מה שהחיים נותנים לנו, וחלקינו יותר מעורבים ולוקחים אחריות על הבחירות שלנו, ואני מאמינה שיש מקום לזה ולזה כשאנחנו מפיקים את החיים שלנו.
1- הגדרת משימות באופן בהיר וברור יחד עם סיבה, (למה אני עושה את זה?).
לפעמים אנחנו מציבים לנו מטרות בלי קשר לסגנון החיים שלנו או לרצונות שלנו רק בגלל שאלו מטרות שחברתית מקובל לרצות או שמישהו חיצוני אומר לנו שזה חשוב. לפעמים אנחנו מציבים לנו מטרות מאוד כלליות שתמיד נתקשה לבצע משום שאין לנו מושג איך מקדמים "להיות יותר בריא" או מודדים "שמחה" , או "חרדה". לכן אני ממליצה לכתוב מטרות בהירת שניתן למדוד, אם אנחנו רוצים לראות שיפור במצב רוח עלינו לבחור לעקוב אחר מצב הרוח שלנו לאורך היום ולשים לב לאיך שאנחנו מרגישים בסיטואציות שונות ובהתאם לפרמטרים שונים (מזג אוויר, אוכל, חברה, פעילות גופנית וכו'..) אם אנחנו רוצים לשפר את מצבינו הבריאותי עלינו להבין מה טעון שיפור? האם אנחנו חשים עייפות, מצבי רוח רעים, מרגישים חולשה, או חולי? אם אנחנו רוצים ללמוד יוגה אנחנו צריכים להבין למה? (אנחנו מעוניינים להיות גמישים יותר, חזקים יותר, ורגועים יותר) יכול להיות שאת המטרות האלה תוכלו להשיג בעוד דרכים ולא חייבים להתעקש על יוגה. אולי אתם רוצים להרגיש יפים יותר, אולי הדרך להשיג את זה היא דרך ריענון המלתחה, אולי דרך ספורט, אולי דרך עבודה על שיפור ביטחון עצמי. כנ"ל אם את רוצים להרגיש חכמים יותר, יכול להיות שאתם צריכים להבין מה מעניין אתכם ללמוד, למה אתם לא מרגישים "חכמים מספיק" האם אתם חשים שבשיחה פוליטית אתם לא יודעים מה לתרום או פשוט לא מספיק עם ביטחון להשתתף. הבנה עמוקה של המטרות שלכם, ושל ה"למה אתם מציבים את המטרות הללו" תעזור לכם מאוד במהלך הניהול השוטף שלהן ושל החיים.
2- להעניק למשימות ומטרות דד-ליינים ברורים.
אחרי שהבנו מה הן המטרות שלנו ובאופן כללי אילו משימות יש לנו ביום יום צריך לפרק אותן ל- 2 קטגוריות.
האחת היא משימות שוטפות והרגלים והשניה היא משימות חד פעמיות. לשתיהן צריך להעניק דד-ליין (תאריך יעד) אם ניתן. מטרות הדד לין הן: א' לעזור לנו לנהל את המשימות כך לדוגמא אם יש טופס שצריך להגיש עד תאריך מסוים נדע שעלינו לשים לנו זמן ביומן לסיים למלא אותו לפני הדד-ליין וב' להגדיר זמן ברור לסוף המשימה כך שכל שלבי הביניים יתכנסו לשם ותימנע דחיינות של הביצוע. דד-ליין יכול להיות גם זמן שבו אנחנו עוצרים ומסתכלים על איך המשימה מתקדמת עד עכשיו, מעין תחנה להתבונן ולהקשיב למה שלמדנו עד כה, מה עבד ומה כדאי לשנות.
3- לפרק משימות לתת משימות.
אחד החלקים הכי חשובים בניהול משימות הוא פירוק משימות גדולות לתת משימות, זה חשוב במיוחד במשימות מורכבות וגדולות, אבל לא רק. אתן דוגמא פשוטה: אני רוצה לאפות עוגה לסוף השבוע. מכאן אני יכולה להוציא את המשימות הבאות: א'- חיפוש מתכון וקבלת החלטה איזו עוגה, הבנה של מסגרת הזמן הדרושה להכנת הבצק, התפיחה, אפיית העוגה וכו'. ב'- בדיקה יסודית מה מהמצרכים יש בבית . ג'- לקנות את המצרכים החסרים. ד'- לבדוק שאני יודעת להפעיל את התנור או את מכשירי החשמל השונים לאפייה ואם אני לא, לוודא שיש לי אקסטרה זמן להתמודד עם המכשירים השונים או שיש מישהו שיוכל לעזור לי. אחרי שיש את המצרכים, המתכון, הבנה איך לתפעל את הכל וכמובן מידע על הזמן שזה יקח אני יכולה להתחיל במלאכה בידיעה שאני מוכנה להצליח בה (עד כמה שאני יכולה להיות).
4- ניהול משימות שוטפות ומשימות חד פעמיות.
5- לכתוב ולקבע פגישה ביומן.
6- לדאוג לעצמכם וליעילות העבודה.
לכולנו יש מלאי מוגבל של יכולת ריכוז, דרייב, ואנרגיות, זו הסיבה שחשוב מאוד לקבוע גם זמן לדברים שמזינים אותנו. אז אמרתי כבר שיש צורך לקבוע זמן למשימות השוטפות, להרגלים, ולהתבוננות על מצב המשימות – התקדמותן וניסיון לייעל אותן. הדבר נכון גם לגבי דברים שמזינים אותנו, מנוחה או זמן שבו אני אהיה ספונטנית. עכשיו כשיש לנו את כל המשימות ביומן יהיה קל יותר לקבוע זמן איכות לעצמינו, זמן למנוחה או להפסקת צפייה בסדרה, אמבט או לישון עד מאוחר. אני ממליצה לעקוב אחרי ההשפעה של ההפוגה (כל צורה של הפוגה שעובדת עבורכם : ספורט, שינה, יציאה, סדרת טלוויזיה, תליית כביסה) על יכולת הריכוז ומצב הרוח. כשאתם נמצאים בזמן הפוגה כדאי לקיים רגע של הסתכלות על האקט של הפוגה ואיך הוא מרגיש, ואם נעים לשים לב לכך שנעים לנו. אני משתדלת לומר לעצמי בלב "איזה כיף קצת לפנק את עצמי" או "אני נהנת לשכוח את עצמי ולהתרכז בסדרת טלוויזיה" או "הרוח שנושבת לי על הפנים בזמן תליית הכביסה נעימה ומלטפת, והריח של כביסה נקייה ממלא אותי במוטיבציה ושמחה". ההכרה בזמן הווה ברגעים האלה עוזרת לתחושת רווחה ושובע.
7- להיות מומחה בפריורטיזינג (קביעת סדרי העדיפויות) .
8- כיוון מסלול מחדש – ניהול משברים.
לא כל מה שתכננו תמיד יוצא לפועל כמו שקיווינו, לפעמים בגלל ניהול לא מספיק מסודר שלנו ולפעמים בגלל שאנחנו לא הגורם היחיד במשוואה. מזג אוויר, מצב פוליטי, אנשים נוספים בפרויקט, חגים או מגבלות פיזיות עשויים להגביל אותנו ולהכריח אותנו לחשב מסלול מחדש. לפעמים זה אומר להתפשר או להתגמש, להיזכר במטרה שהגדרנו ולמצוא דרך אחרת להגיע לתוצאה שרצינו. לפעמים זה אומר לוותר או לקחת פסק זמן, ולהבין שלא סוף העולם ושאין מה לעשות. בכל מקרה שלא יהיה אני חושבת שדברים שחשוב לזכור כשמנהלים משבר הם: א- להיות אדיב לאלו שאיתי על הפרויקט או מנסים לעזור, זה לא תמיד פשוט במצבי לחץ אבל התמודדות במצבי לחץ ומשבר חשובה במידה שווה לתוצאה הסופית. יכולת הנהגה, האצלת סמכויות וחיפוש פתרון באווירה טובה, זה דבר חשוב לא פחות מהמטרה עצמה. ב- כבני אדם לפעמים כשאנחנו מנסים לבצע משימה אנחנו נכנסים למצב של "ראיית מנהרה", מתרכזים במטרה ושוכחים את הסיבה שאנחנו מנסים להגשים אותה. על מנת למצוא פתרונות יצירתיים ולפתור את הבעיה חשוב לחזור ולהביט במטרה שהגדרנו וב"למה הגדרנו אותה?" אחרת אנחנו עשויים לפתור את הבעיה הלא נכונה ולהגיע לתוצאה שאנחנו בכלל לא מבינים למה התעקשנו עליה.
9- לא לעשות את זה לבד.
עכשיו אני רוצה לשמוע מכם, האם ידעתם מה הוא התפקיד של מפיקה?
לאיזה חלק הכי התחברתם?
ומה אתם מתכוונים להתחיל ליישם מעכשיו? מוזמנים ליצור איתי קשר ולעקוב אחרי בכל הפלטפורמות והרשתות כאן.
אם אתם רוצים לשמוע מה למדתי בזמן שעבדתי כמפיקה בניו יורק אתם מוזמנים ללחוץ כאן.
מאחלת לכם שנה מדהימה ומלאת הרפתקאות!
-Sapir-